por @redação do Instituto Holos de Qualidade | 24/6/2019
▶ Gestão de Mudança é uma abordagem da Administração para gerenciar a transição de uma organização em decisões de alto impacto, como mudar o uso estratégico de recursos, desenvolver novos processos de negócios, alterar alocações de orçamento e qualquer outra reestruturação de grande impacto.
A Gestão de Mudança vai atuar em cada setor para adaptá-lo à mudança. De maneira individual, times e equipes, até chegar na liderança e diretoria.
É uma abordagem que prioriza o fator humano para que a mudança transcorra de maneira positiva e que conquiste os resultados planejados. Pode estar relacionada com o Mentoring criando uma sinergia ainda mais forte com os resultados. Gestão de Mudança, portanto, não é o mesmo que gestão de projetos ou gestão disruptiva. São resultados obtidos através de movimentos internos planejados com grande impacto na dinâmica das relações entre pessoas com os novos processos e/ou produtos.
Uma das aplicações da Gestão de Mudança é entender, diagnosticar e conduzir a mudança junto às equipes. Pessoas são sensíveis a mudanças, por isso a transição geralmente cria um clima de instabilidade na organização. Assim, a Gestão de Mudança deve ser multidisciplinar e interdisciplinar em que o conhecimento das ciências comportamentais e sociais, tecnologias da informação e soluções empresariais se complementam.
Entenda como é feito o planejamento na Gestão de Mudança e por que você pode começar a gerar resultados duradouros para a sua organização!
ASPECTOS DA GESTÃO DE MUDANÇA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO
Por ser uma abordagem transdisciplinar, a Gestão de Mudança apresenta diferentes objetivos para cada aspecto da condução da mudança.
Investimento: garantir que exista investimento financeiro ativo para a mudança feito pela diretoria da organização e engajá-la para alcançar os resultados desejados.
Buy-in: o buy-in é o que cada um pode oferecer para se adaptar à mudança. A Gestão de Mudança buscará conquistar o máximo de recursos iniciais possíveis de todos aqueles envolvidos, direta e indiretamente.
Envolvimento: envolver as pessoas certas na concepção e implementação de mudanças, para garantir que as mudanças certas sejam feitas.
Impacto: entender e registrar como as mudanças vão afetar as pessoas.
Comunicação: dizer a todos quem será afetado pelas mudanças.
Prontidão: deixar as pessoas prontas para se adaptarem às mudanças, assegurando que elas tenham a informação correta, formação e ajuda.
O QUE FAZER PARA OBTER RESULTADOS SATISFATÓRIOS COM A GESTÃO DE MUDANÇA
Priorizar a comunicação para que seja assertiva sobre as motivações da mudança.
Identificar todos os envolvidos no processo de mudança e chamá-los para desempenhar atividades específicas de engajamento, tais como o setor de design, a equipe de suporte e o time de gestores. Isso funcionará como foco de orientação para as demais equipes em meio a mudança.
Conduzir a comunicação entre todas todas as partes interessadas e especificar tarefas para cada ator e a maneira como a comunicação será realizada.
Planejar o envolvimento e as atividades dos incentivadores da mudança.
Planejar como e quando as mudanças serão comunicadas, além de organizar e/ou entregar as mensagens de comunicação.
Avaliar o impacto das mudanças sobre as pessoas e a estrutura da organização e quais atividades de planejamento são necessárias para enfrentar os impactos da mudança.
Acompanhar a recepção da comunicação para se certificar de que as pessoas envolvidas e afetadas pela mudança estão entendendo o que está acontecendo.
Proporcionar orientação e norte durante o processo de mudança.
Identificar e definir os indicadores de sucesso para a mudança e garantir que eles sejam regularmente medidos e relatados.
QUAIS SÃO OS RESULTADOS ESPERADOS DA GESTÃO DE MUDANÇA
INSEGURANÇA E TENSÃO MINIMIZADOS
O clima organizacional é afetado durante o processo de mudança. Se ele não for gerido e antecipado, há risco de prejuízos na operação e tensão entre as pessoas. É esperado que a mudança renove posições e funções, mas a expectativa de como será, quem será e quando será é um fator para a perda de produtividade. Além disso, dependendo da tensão que se instaure, pode provocar evasão de talentos que já estavam sendo cotados para novas lideranças, por exemplo.
É um risco atuar de forma reativa com uma mudança de impacto. Por isso, recomenda-se a coleta e o registro dos dados para desenhar estratégias e planejar as etapas, introduzindo uma mensagem clara em cada fase, facilitando a comunicação e minimizando os eventuais conflitos de interesses.
COMUNICAÇÃO ASSERTIVA
Comunicar sem esconder nem exagerar, passar a mensagem a todos os envolvidos. Os incentivadores da mudança estão com as motivações muito claras em suas mentes, mas isso não significa que as demais pessoas envolvidas entendem e vão apoiar a mudança sem argumentar. Um planejamento de Gestão de Mudança bem executado comunica de forma clara e objetiva o que vai mudar, os motivos que levaram a isso e os benefícios da nova configuração. Também deve sinalizar os aspectos entendidos como “negativos”, como o rearranjo de posições de trabalho e até mesmo aconselhar como será aconselhamento regular a respeito de questões simples.
ENVOLVIMENTO DE TODA ORGANIZAÇÃO
É fundamental que líderes e gestores sejam entusiastas da mudança, participando ativamente das atividades para que o programa de Gestão de Mudança seja aplicado rapidamente e o impacto positivo sentido em cada área da organização. A nova cultura surgirá através da alteração dos comportamentos em cada nível da organização.
Organizações permeadas por jogos de poder e conflitos cometem o erro de ignorar o potencial produtivo e lucrativo de uma mudança bem conduzida. Avaliar a cultura quando é tarde demais gera prejuízo e perturba o clima. Por outro lado, acompanhar a mudança pode beneficiar a organização trazendo grandes problemas à superfície, para que seja possível identificar os conflitos e entender os fatores que podem gerar resistência.
GERENCIAMENTO DE RISCO
Durante a execução do planejamento da Gestão de Mudança, muitas ações e atividades serão previstas, mas o que ocorre na prática pode ser diferente do previsto. É justamente por isso que é preciso manter a comunicação assertiva para, se for necessário, realizar alterações superando as resistência. Algum grau de rejeição pode vir inclusive do mercado, neste caso, é preciso envolver os incentivadores da mudança para uma reavaliação mais detalhada. ◼
Este texto foi produzido pela @redação do Instituto Holos de Qualidade. O Instituto é reconhecido por formar Mentores, Coaches e Advisers pelo exclusivo sistema ISOR®. Mais informações, no site www.holos.org.br.
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