Ser multifuncional, ter disposição para aprender, ser prática… Veja as características que uma secretária ou candidata ao cargo precisa assumir para ser eficiente.
por Karina Costa
30/9/2011
Pequenas atitudes no ambiente de trabalho são reparadas por
outros funcionários e, sem dúvidas, os inspiram
Neste 30 de setembro é comemorado o dia de uma profissional fundamental nas empresas: a secretária. Confiança, fidelidade e responsabilidade são algumas das características que definem o perfil básico de quem assume esse cargo nas companhias.
Para celebrar a data, Marcos Moraes, da Leme Consultoria, deixou para as leitoras do Tempo de Mulher dicas sobre a postura profissional que a secretária precisa assumir para se dar bem no trabalho. As sugestões também servem para as candidatas a possíveis vagas no mercado. Confira:
A secretária do Século 21 precisa ser multifuncional: atender ao telefone, anotar recado e cuidar de agenda é coisa do passado. Na verdade, outras funções foram agregadas a essas tarefas, segundo o consultor. "A secretária antes era um suporte, hoje precisa conhecer bem seu superior, a diretoria, além da gerência da área que está atuando. Mais do que isso, participar dos processos e atividades da área. Em muitos casos, já é considerada a assessora de seu superior".
Participação e disposição para aprender são fundamentais: "No dia a dia, deve procurar saber mais sobre a área e mesmo das estratégias da empresa. Um exemplo básico é saber filtrar e encaminhar um assunto ou solicitação direcionada de forma errônea ao seu superior. Também pode agregar informações importantes à equipe em algum relatório para a chefia, já que, nesse contexto, a secretária é mais participativa. Com uma visão geral da área, tem condições de contracenar, ser um tipo de liderança".
Atenção às informações prestadas: "Seja discreta. Fique atenta ao lidar com informações sobre a rotina de seu chefe. Avalie quais informações realmente pode transmitir a terceiros".
Seja prática ao despachar demandas: "É preciso clareza e objetividade ao tratar assuntos pendentes com a chefia. Portanto, fique atenta às demandas que lhe passarem para encaminhar, procure realmente entender do que se trata para evitar o ‘não sei’. O chefe pode ficar muito tempo em reunião e viagens, e esse é o tipo de resposta que a secretária pode dar como assessora, mostrando-se realmente a par de tudo".
Postura: "É importante que a secretária se relacione bem com os demais funcionários, seja harmoniosa, evite clima de apreensão e seja discreta principalmente numa situação delicada".
Detalhes inspiram e fazem a diferença: Algumas atitudes que podem parecer passar imperceptíveis fazem com que outros profissionais se inspirem. "O simples fato de atender ao telefone muda quando se é cortês, se fala corretamente e se tem bom senso no que diz. Os funcionários prestam atenção nessa postura e tendem a seguir como exemplo".
Vestuário também conta: "Atualmente se fala muito em moda e tendência ao mesmo tempo em que se pede formalidade e discrição, dependendo da cultura de algumas empresas. A roupa pode ser bonita, estar de acordo com a moda, mas é preciso ter bom senso. Decote, saia curta, maquiagem exagerada, cabelo esvoaçante, a secretária pode não deixar de ser profissional por isso, mas será que vai se sentir à vontade? Ela precisa pensar se as atividades executadas no trabalho combinam".
Fonte: Tempo de Mulher, publicado no dia 30 de setembro de 2011 por Karina Costa
