Patrícia Bispo
Quem trabalha diretamente com pilhas de papel sobre a mesa e com um contingente considerável de profissionais que precisam de acompanhamento constante, sabe que conseguir bons resultados requer muita dedicação e paciência. Imagine quando essa situação ocorre num departamento de Recrutamento & Seleção de uma grande empresa? Para muitos profissionais de RH essa ainda é uma realidade que, muitas vezes, pode resultar em dores de cabeça ou alguns fios de cabelo branco. E o pior, é que muitos talentos podem deixar de ser descobertos e aproveitados.
Felizmente, algumas organizações já buscam alternativas práticas para problemas desta ordem. Essa pelo menos, foi a medida adotada pela agência de empregos Arbeiten, que desde 2000, resolveu otimizar o seu departamento de R&S. Em vez dos inúmeros arquivos que guardavam currículos e outros documentos que se empilhavam pelas estantes, a empresa optou pela utilização da tecnologia. Na prática, isso significou a aquisição do software SPA – da AncoraRh Informática, que recorre à digitalização dos papéis, ou seja, utilização do scanner que permite o aproveitamento de 100% dos documentos existentes.
Inicialmente, quando a proposta de implantação do sistema foi apresentada, a empresa observou que a ferramenta poderia ajudar na organização do departamento de R&S, inclusive, trazendo agilidade. Segundo o diretor geral do Grupo Arbeiten, Vlademir Jurask Cândido, as vantagens do software foram várias, mas foi na parte operacional que os resultados foram bem acentuados.
Com essa ferramenta, a empresa eliminou a digitação. A equipe passou a fazer trabalhos mais qualificados e menos operacionais. Os dados dos candidatos foram inclusos no sistema, com mais rapidez, na hora do cadastramento e passaram a ser localizados de forma mais ágil. Até os currículos encaminhados por e-mail, que cada vez são mais constantes, foram incluídos no SPA, sem que precisassem ser imprimidos ou redigitados. O software classificou as informações, reduziu o tempo e o custo com maior riqueza de detalhes, uma vez que a empresa também pôde disponibilizar os currículos originais.
Por outro lado, o SPA ainda trouxe outra vantagem para a organização: redução de custos, uma vez que houve diminuição significativa no tempo operacional. Antes da aquisição do sistema, a empresa tinha uma limitação natural e a saída encontrada era que para melhorar a produtividade, seria preciso aumentar o contingente de profissionais. Depois da utilização do software, otimizou-se o tempo, os métodos, os procedimentos e conseqüentemente a rentabilidade.
A migração dos papéis para a tecnologia não ocorreu da noite para o dia. Vlademir explica que o processo aconteceu de forma gradativa, pois o banco de dados da empresa era muito extenso. Apesar da digitalização ter sido lenta, as metas foram cumpridas no prazo determinado.
A transição não foi difícil, pois o processo é simples e pode ser operacionalizado por qualquer pessoa, confessa Jurask. Para isso, a empresa recebeu um treinamento, pois se tratou de uma revolução na forma de inclusão, organização e manutenção, bem como na apresentação do banco de dados.
“Num mundo em que vivemos e na competição desenfreada que sofremos em virtude do mercado globalizado, precisamos de ferramentas cada vez mais aperfeiçoadas e em constante evolução que minimizem nossos dispêndios de tempo, que nos tragam mais rentabilidade e que agilizem nossos procedimentos. Isto é o que veio oferecer e continua oferecendo a utilização deste software”, finaliza o diretor geral do Grupo Arbeiten.
Fonte: RH.COM.BR
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